Procurement dan Purchasing bedanya apa?

Kegagalan untuk memahami perbedaan mendasar antara pembelian dan pengadaan dapat menyebabkan organisasi mengabaikan komponen penting yang merusak inti dan definisi dari pem,bagian kerja yang menggunakan dua istilah tersebut. Sebagai orang awam atau seseorang yang baru mengenal dunia bisnis, seseorang mungkin menggunakan pengadaan atau procurement dan Purchasing atau pembelian secara bergantian. Hal ini mungkin tidak membuat banyak kontradiksi untuk organisasi kecil, tetapi seiring waktu, jika Anda tidak memahami betapa berbedanya kedua istilah tersebut, deskripsi yang tak jelas antara kedua bidang kerja ini tentu akan membuat kekeliruan pembagian tugas. Dalam artikel ini kami akan membahas perbedaan Pengadaan dan Pembelian agar anda dapat memahami elemen rumit dari pengadaan dan pembelian pada akhirnya.

PROCUREMENT ATAU PENGADAAN ITU APA?

Tindakan membeli produk atau jasa, biasanya untuk memenuhi tujuan bisnis, dikenal sebagai pengadaan. Karena bisnis perlu meminta layanan atau memperoleh barang dalam skala luas, pengadaan biasanya dikaitkan dengan bisnis.

Pengadaan sering mengacu pada tindakan akhir pembelian. Namun, itu juga bisa merujuk ke seluruh proses pengadaan, penting untuk bisnis sebelum keputusan pembelian akhir. Perusahaan dapat menjadi pembeli atau penjual di kedua sisi proses pengadaan, tetapi kami akan fokus pada perusahaan yang meminta di sini.

PROSES KERJA PENGADAAN ATAU PROCUREMENT:

Procurement atau pengadaan merupakan proses mengidentifikasi, memilih, memilih, dan membeli barang, jasa, atau pekerjaan yang relevan dari vendor pihak ketiga melalui pembelian langsung, penawaran kompetitif, atau tender sambil menjamin pengiriman tepat waktu dengan kualitas dan kuantitas yang tepat. Berikut rincian prosesnya:

LANGKAH 1: Ketahui kebutuhan Anda

Perencanaan selalu bermanfaat. Langkah pertama adalah mencari tahu apa yang akan Anda butuhkan dan kemudian berpikir tentang bagaimana mendapatkannya.

Akibatnya, langkah pertama dalam proses pengadaan mengenali persyaratan untuk produk, item baru yang segar, atau sesuatu yang dipesan ulang atau layanan organisasi. Tahap ini dapat ditangani oleh setiap pemilik bisnis, CEO, kepala departemen, karyawan, atau manajer pengadaan.

LANGKAH 2: Minta penawaran

Orang yang ingin membeli sesuatu mengirimkan permintaan penawaran dengan maksud pembelian kepada perusahaan, yang biasa dilakukan melalui perangkat lunak e-procurement. Pengadaan atau pengontrol keuangan biasanya bertugas meninjau permintaan pembelian.

Jika permintaan disetujui, pesanan pembelian akan dibuat. Jika permintaan ditolak, karyawan akan mendapatkan surat yang menjelaskan alasan penolakan.

LANGKAH 3: Evaluasi dan pilih vendor

Setiap perusahaan harus memutuskan di mana mendapatkan pasokannya. Beberapa bisnis memiliki katalog vendor yang disetujui, daftar pemasok yang telah lulus kriteria pemilihan pembeli, dan negosiasi kontrak. Yang lain masih mencari tahu siapa vendor terbaik.

Setelah pemasok dipilih, bisnis harus membangun hubungan jangka panjang dengan mereka untuk memperoleh nilai terbaik, mendapatkan harga terbaik, dan menghemat waktu untuk operasi pengadaan di masa mendatang.

LANGKAH 4: Negosiasikan harga dan ketentuan kesepakatan

Prosedur kontrak dimulai ketika penyedia telah dipilih untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Kontrak adalah langkah penting yang harus diambil setiap perusahaan untuk memaksimalkan penciptaan nilai dan mendorong kolaborasi pembeli-pemasok.

Prosedur ini memerlukan evaluasi elemen penting seperti struktur harga, ruang lingkup pekerjaan, syarat dan ketentuan, tanggal pengiriman, dll. Lebih banyak potensi pengurangan biaya, seperti diskon dinamis, dapat ditemukan melalui analisis kontrak dan negosiasi terperinci.

LANGKAH 5: Buat pesanan pembelian

Pesanan pembelian adalah dokumen resmi yang digunakan untuk membeli barang. Pesanan pembelian menentukan harga, spesifikasi, dan syarat dan ketentuan produk atau layanan, serta komitmen lainnya.

Kirim pesanan pembelian ke penjual setelah Anda menandatangani kontrak. Ketika penjual menerima dan mengakui pesanan pembelian, kontrak yang berkekuatan hukum akan terbentuk.

LANGKAH 6: Periksa tiga elemen penting

Menerima dan memeriksa produk yang dipasok adalah langkah keenam.

Perusahaan penerima bertanggung jawab untuk memeriksa produk dan menerima tanda terima setelah dikirimkan. Jika produk tidak sesuai standar, perusahaan dapat menolak pengiriman (mis., Produk rusak atau hilang). Produk yang rusak sering menyebabkan penolakan.

Tim pengadaan akan menggunakan pencocokan 3 arah untuk merekonsiliasi tiga dokumen penting dan memastikan bahwa transaksi akurat pada titik proses pengadaan ini. Pesanan pembelian, faktur Vendor, dan slip pengemasan adalah tiga dokumen yang harus diperiksa silang.

Pencocokan tiga arah dapat mendeteksi dan menghindari perbedaan yang mengakibatkan kerugian pendapatan yang signifikan. Oleh karena itu jika ditemukan, harus dieksplorasi dan diperbaiki secepat mungkin.

LANGKAH 7: Selesaikan Proses Pembayaran Dan Audit Pengiriman Barang/Jasa yang Diminta

Ketika pemasok menerima pesanan pembelian, faktur terlampir hadir, yang mencakup harga produk atau layanan yang diinginkan. Tim pengadaan mencocokkan pesanan pembelian setelah perusahaan menerimanya dan menagihnya untuk memastikan kualitas dan kuantitas.

Pembayaran dilepaskan sesuai dengan persyaratan pembayaran yang disepakati antara pemasok dan pihak pembeli.

Pemasok mengirimkan barang/jasa berdasarkan pembayaran dan persyaratan kontrak. Setelah diterima, organisasi harus melakukan audit untuk memastikan bahwa pemasok telah memenuhi standar kualitas mereka.

LANGKAH 8: Simpan arsip dari transaksi dan catatan terkait

Untuk tujuan pembukuan dan akuntansi, perusahaan penerima (pembelian) harus menyimpan catatan yang akurat. Ini berarti bahwa untuk setiap pembelian yang diselesaikan, Anda harus menyimpan semua dokumen yang diperlukan. Anda dapat menemukan diri Anda dalam air panas selama audit jika Anda melewatkan langkah ini.

PURCHASING ATAU PEMBELIAN ITU APA?

Pengadaan produk dan jasa yang terorganisir atas nama entitas pembelian disebut sebagai pembelian. Operasi pembelian diperlukan untuk memastikan bahwa barang-barang yang dibutuhkan dibeli secara tepat waktu dan hemat biaya. Departemen pembelian sangat penting dalam perusahaan manufaktur di mana sejumlah besar bahan baku dan komponen dibeli secara teratur. Berikut ini adalah tujuan utama dari departemen pembelian:

• Untuk menemukan pemasok yang dapat mengirimkan barang dan jasa yang memenuhi spesifikasi pembeli.
• Untuk membeli barang yang memenuhi persyaratan kualitas pembeli.
• Ciptakan aliran pengiriman yang stabil ke lokasi pembeli yang mengurangi persediaan bahan mentah sambil memastikan bahwa komoditas tersedia saat dibutuhkan.
• Untuk mengurangi jumlah uang yang dihabiskan untuk persediaan.
• Departemen pembelian menerima dan memvalidasi pesanan pembelian di seluruh perusahaan. Mereka bertanggung jawab untuk menemukan pemasok yang kompeten yang dapat memenuhi persyaratan pembeli. Bagian pembelian diharapkan:
• Menyiapkan dan mengirim dokumen permintaan pemasok yang memenuhi syarat untuk proposal (RFP).
• Nilai balasan RFP dari pemasok, pilih pemenang, dan negosiasikan kontrak.
• Otorisasi pembelian dengan menerbitkan pesanan pembelian ke vendor. Ketika kontrak pembelian mempertimbangkan beberapa pengiriman, pesanan pembelian master dapat dicetak.
• Mengadministrasikan kontrak dengan jangka panjang.
• Periksa semua pesanan pembelian terbuka untuk menentukan mana yang harus ditutup.

PROSES KERJA PEMBELIAN ATAU PURCHASING:

Meskipun istilah tersebut sering digunakan secara bergantian, proses pembelian mengacu pada kerangka keseluruhan yang ditetapkan untuk mengoptimalkan pembelian untuk nilai, penghematan, dan efisiensi maksimum. Sebaliknya, pengadaan mengacu pada kerangka kerja komprehensif untuk mengoptimalkan pembelian untuk nilai maksimum, perlindungan, dan efisiensi.

Proses pengadaan-untuk-bayar atau Procurement-to-pay (P2P) merupakan istilah sinonim yang lebih baik untuk proses pembelian. Pada tingkat yang paling dasar, proses pembelian sesederhana melakukan transaksi. Staf pengadaan Anda menggunakan proses pembelian untuk meminta barang dan jasa melalui rantai pasokan Anda, seperti halnya konsumen dapat mempelajari dan memperoleh peralatan terbaik untuk keperluan mereka.

• Keuntungan utama dari prosedur pembelian formal adalah mencegah pemborosan dari penipuan, pembelanjaan yang tidak tepat, pencurian, dan bahaya keuangan lainnya yang datang dengan perilaku pembelian yang tidak tercatat dan tidak efisien.
• Membuat prosedur pembelian yang efisien dan berhasil untuk pengeluaran langsung dan tidak langsung (misalnya, bahan mentah) (misalnya, perlengkapan kantor, layanan TI, dll.).
• Manajemen hubungan Pemasok yang Dapat Dipercaya.
• Optimalisasi rantai pasokan dan sumber strategis (untuk penghematan biaya dan nilai)
• Siklus pengadaan dan semua sub-prosesnya sedang dirampingkan.
• Membuat jejak audit menyeluruh untuk pengawasan internal dan eksternal.
• Membuat model manajemen proses bisnis yang dapat digunakan di seluruh organisasi Anda.

 

PEMBELIAN DAN PENGADAAN ITU BEDANYA APA?

Terlepas dari ukuran perusahaan anda apakah perusahaan lokal atau perusahaan global, memiliki prosedur pembelian yang sistematis sangat penting untuk bersaing di pasar saat ini. Namun, karena pengadaan adalah inti dari proses penciptaan nilai perusahaan Anda, memformalkan dan merampingkan proses pembelian Anda juga penting. Sekarang setelah kita membahas detail rumit dari proses pengadaan dan proses pembelian, kita akan menjelaskan tentang pengadaan vs. pembelian.

Pembelian adalah perolehan atau pembelian langsung produk, komoditas, dan layanan. Ini memerlukan tugas-tugas termasuk memesan, menempatkan pesanan pembelian, menerima, dan melakukan pembayaran.

Di sisi lain, pengadaan adalah proses pengadaan barang, pekerjaan, dan layanan untuk digunakan oleh suatu organisasi. Ini mencakup mengidentifikasi kebutuhan, mencari, memilih, bernegosiasi, memesan, menerima, dan melakukan pembayaran.

Keduanya memiliki tujuan yang sama: untuk memperoleh sesuatu, tetapi mereka mendekatinya secara berbeda di berbagai lingkungan organisasi.

Perlu ditekankan bahwa pengadaan, yang sering dikenal sebagai Pembelian, adalah komponen Rantai Pasokan yang mencakup proses fisik lengkap mulai dari memesan dan mendapatkan bahan mentah melalui semua langkah proses hingga produk akhir mencapai konsumen akhir.

Dengan demikian, Pembelian, sering dikenal sebagai pengadaan, adalah fungsi dari rantai pasokan produk yang melibatkan perolehan bahan baku untuk pembuatan.

Mari kita lihat beberapa parameter yang membantu kita memahami pembelian vs. pengadaan dengan lebih baik:

#1 Proses Pembelian vs. Proses Pengadaan

Pembelian melibatkan mendapatkan tangan Anda pada daftar permintaan pembelian

meminta proposal dan membandingkan harga, mengirimkan pesanan pembelian yang sesuai, menerima barang, memeriksa kualitas barang, dan menyelesaikan pembayaran.

Ini berarti pembelian adalah proses langsung membeli barang dan mengacu pada proses di lingkungan grosir.

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, proses pengadaan terutama digunakan dalam proses internal atau lingkungan produksi karena memerlukan langkah-langkah sebelum dan sesudah pembelian.

#2 Peran dan tanggung jawab

Pengadaan vs. pembelian memiliki perbedaan signifikan lainnya selain yang tercantum di atas.

Manajemen pengadaan berfokus pada tujuan strategis jangka panjang seperti memperoleh keunggulan kompetitif atau menyelaraskan dengan strategi dan tujuan bisnis, sedangkan pembelian berfokus pada tujuan jangka pendek seperti memenuhi lima hak dalam suatu transaksi (kualitas baik, kuantitas yang benar, biaya yang tepat, benar waktu, dan tempat yang tepat).

Beberapa organisasi telah menyelesaikan proses evaluasi untuk menyoroti keberhasilan dan kelemahan yang perlu ditangani.

Seperti yang Anda lihat, pembelian jauh lebih mudah daripada pengadaan, yang menyebabkan banyak masalah.

Peran dan tanggung jawab yang terlibat dalam perselisihan pembelian vs. pengadaan adalah poin pembeda lainnya.

Pengadaan mencakup semua aspek fungsi strategis, memastikan bahwa nilai uang, menciptakan nilai, penghematan biaya, dan penghindaran biaya dalam suatu organisasi diidentifikasi dan dibuktikan. Pembelian terbatas pada fungsi klerikal hanya memesan atau membeli barang atau jasa secara langsung. Sebaliknya, pembelian terbatas pada fungsi klerikal hanya memesan atau membeli barang atau jasa secara langsung.

#3 Keterlibatan sumber daya manusia

Keterlibatan manusia adalah titik perbedaan kedua antara pengadaan dan pembelian. Pembelian melibatkan lebih sedikit atau lebih sedikit orang, sehingga tidak terlalu rumit dan birokratis.

Dalam pengadaan, bagaimanapun, setiap tahap melibatkan pengelolaan banyak orang, masing-masing berkontribusi pada aspek yang berbeda dari proses dan tanpa siapa rantai akan berantakan. Akibatnya, keterampilan komunikasi yang baik, transparansi, dan jaringan di antara para pemangku kepentingan sangat penting untuk keberhasilan.

Akhirnya, ada perbedaan antara fokus pengadaan dan pembelian. Pembelian terutama berkaitan dengan bagaimana memperoleh produk dan jasa. Sebaliknya, pengadaan berkaitan dengan kebutuhan barang atau jasa, menekankan meminimalkan pengeluaran atau sumber daya yang berlebihan, karena merupakan kegiatan organisasi yang paling strategis.

Perbedaan antara pembelian dan pengadaan begitu signifikan dalam definisi dan aplikasinya sehingga penggunaan istilah secara bergantian harus dibatasi, jika tidak dihindari sepenuhnya, bagi siapa pun yang mempertimbangkan untuk berkarir di Rantai Pasokan.

KESIMPULAN

Sekarang kami telah memberi Anda gambaran singkat tentang apa yang diharapkan dari artikel ini, mari selami lebih dalam dan lihat perbedaan antara kedua istilah tersebut saat digunakan.

Di Metalextra, rencana kerja kami terlaksana karena kami mendengarkan, mengulas, dan menganalisis tantangan dari pelanggan kami. Silahkan hubungi kami melalui chat online yang ada di pojok kanan bawah website ini atau melalui email: moc.artxelatemobfsctd@selas Semoga bermanfaat. Wassalam!

---

Sumber:  

Siaran Pers Kementrian Perindustrian DESEMBER 2021

<

p align=”justify”>Tim Kreatif Metalextra.com, Kesimpulan di tulisan ini merupakan opini Pribadi di media milik sendiri.