Key performance index itu apa sih?

Apakah anda penasaran dengan istilah KPI ini? Seperti kehidupan manusia modern yang setiap hari mengendarai motor maupun mobil atau menggunakan AC pendingin ruangan, istilah sederhananya KPI ini seperti layar dashboard di speedometer kendaraan maupun tampilan status di layar remote AC. Organisasi menggunakan KPI di berbagai tingkatan untuk mengevaluasi keberhasilan mereka dalam mencapai target. KPI tingkat tinggi dapat fokus pada kinerja bisnis secara keseluruhan, sementara KPI tingkat rendah dapat fokus pada proses di departemen seperti penjualan, pemasaran, SDM, dukungan, dan lainnya.

APA ITU KPI?

Key performance index yang biasa disingkat menjadi KPI merupakan Indikator Kinerja Utama berdasarkan nilai terukur yang menunjukkan seberapa efektif suatu perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis utama.  

KPI ini merupakan instrumen konkrit dalam melihat kinerja individu maupun divisi suatu unit kerja perusahaan. KPI ini menjadi alat atau dashboard bagi Manajemen untuk menilai kualitas penyelesaian pekerjaan yang sudah dilakukan. Definisi Mary Parker Follet ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

KPI digunakan dalam intelijen bisnis untuk menilai keadaan kini suatu bisnis dan menentukan suatu tindakan terhadap keadaan tersebut. KPI sering digunakan untuk menilai aktivitas-aktivitas yang sulit diukur seperti keuntungan pengembangan kepemimpinan, perjanjian, layanan, dan kepuasan. KPI umumnya dikaitkan dengan strategi organisasi yang contohnya diterapkan oleh teknik-teknik seperti kartu skor berimbang (BSC, balanced scorecard).

Secara detail dalam ilmu Manajemen, KPI ini belum memiliki definisi yang luas dan format yang bisa diterima kalangan profesional secara universal. Setiap badan usaha dan unit kerja cenderung memiliki KPI sendiri dan unik. Namun, KPI yang paling absolut bisa dilihat dari nilai turnover atau nilai uang yang dihasilkan perusahaan tersebut bagi investor. Realitasnya, KPI sudah diterapkan sebagai alat kerja bagi pemimpin untuk melihat situasi dan kondisi dari perusahaan tersebut. Di indonesi sendiri, ilmu manajerial ini dikenal dengan istilah Indikator kinerja atau indikator kinerja utama (IKU) atau ukuran kinerja terpilih (key performance indicators, KPI) yang merupakan metrik finansial ataupun non-finansial yang digunakan untuk membantu suatu organisasi menentukan dan mengukur kemajuan terhadap sasaran organisasi.

SEJAK KAPAN KPI DITERAPKAN?

Memang ada banyak tantangan yang terjadi dalam melacak sejarah kaitan Key Performance Index dengan proses manajemen sendiri. Sejarawan menemukan bahwa ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu dengan adanya berkas manajemen proyek yang tergambar di hieroglif piramida di Mesir. Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida Giza tak akan berhasil dibangun jika tidak ada seseorang project manajer  dan engineer serta team leader yang merencanakan apa yang harus dilakukan, mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan mengarahkan para pekerja, memberikan insentif maupun menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana. Pembangunan piramida Mesir ini tak mungkin terlaksana tanpa adanya seseorang yang merencanakan, mengorganisasikan dan menggerakan para pekerja, dan mengontrol pembangunannya.

Praktik-praktik aplikasi Key performance index yang dilakukan dalam proses manajemen lainnya dapat disaksikan selama tahun 1400-an di kota Venesia, Italia, yang ketika itu menjadi pusat perekonomian dan perdagangan. Penduduk Venesia telah mengembangkan bentuk awal registrasi perusahaan bisnis dan hukum adminisatrasi tata kelola kinerja dalam kegiatan yang lazim terjadi di organisasi modern saat ini.

Sebagai contoh, di gudang senjata Venesia-Italia, kapal dagang dan kapal perang kolonial diluncurkan sepanjang kanal. Pada tiap-tiap perhentian checkpoint, bahan baku dan tali layar ditambahkan ke kapal tersebut dengan catatan administrasi yang jelas dan diakui resmi. Kinerja setiap kru kapal juga dicatat dalam kesuksesan mereka dalam pengantaran barang dagang tersebut. Hal ini mirip dengan model lini perakitan yang dikembangkan oleh Henry Ford untuk merakit mobil-mobilnya. Selain lini perakitan, orang Venesia memiliki sistem penyimpanan dan pergudangan untuk memantau isinya, manajemen sumber daya manusia untuk mengelola angkatan kerja, dan sistem akuntansi untuk melacak pendapatan dan biaya.

KPI merupakan bagian kunci suatu sasaran terukur yang terdiri dari arahan, KPI, tolok ukur, target, serta kerangka waktu. Sebagai contoh: “meningkatkan penjualan rata-rata per pelanggan dari 10 ribu ke 15 ribu rupiah pada akhir tahun 2020 dengan komisi yang sesuai”. Dalam contoh ini, ‘jumlah target peningkatan penjualan rata-rata per pelanggan’ adalah suatu KPI yang konkrit, sehingga pemberian komisi atau insentif penjualan tersebut bisa terukur dan dipertanggungjawabkan manajemen ke para investor.

KESIMPULAN

Bahasa sederhananya, KPI ini seperti Speedometer pada motor atau mobil anda. Dengan adanya Speedometer tersebut, anda bisa mengetahui kecepatan kendaraan anda, hingga jarak tempuh dan konsumsi bahan bakar. Perusahaan dan bahkan kehidupan kita sehari-hari pun membutuhkan dahboard indikator KPI seperti ini. Jadi kesimpulannya, dalam pembentukan format KPI itu pastilah bervariatif dan berbeda tergantung sifat dan strategi organisasi. 

Namun jika Anda merasa sulit untuk mencari alat kerja industri yang lebih efektif, jangan ragu untuk mencari bantuan dari spesialis yang dapat membantu Anda memilih yang akan memberi Anda manfaat maksimal. Hubungi kami melalui chat online yang ada di pojok kanan bawah website ini atau melalui email : moc.artxelatemobfsctd@selas Semoga bermanfaat. Wassalam!

Sumber: Tim Kreatif Metalextra.com, Tulisan ini merupakan opini Pribadi di media milik sendiri.