MRO atau Maintenance Repair & Overhaul dikenal sebagai kategori alat-alat yang digunakan dalam bagian produksi perusahaan. Alat-alat yang dimaksud berfungsi dalam menjaga, memperbaiki, menjalankan mesin dan perlengkapan dalam perusahaan. Alat yang termasuk dalam kategori MRO antara lain alat pabrik, alat keamanan, alat kebersihan, power transmission product, dan lainnya.

Secara individu, alat-alat dalam MRO ini biasanya cukup murah. Namun jika diakumulasi, pengeluaran alat-alat MRO secara keseluruhan sebenarnya cukup besar. Jika tidak dikelola dengan baik, pengeluaran ini bisa berdampak pada profitabilitas perusahaan secara signifikan. Karena itulah perusahaan sebaiknya mulai melihat dan mengevaluasi MRO purchase dan purchasing behaviour mereka secara internal.

Untuk melihat dan meninjau pengeluaran MRO dalam perusahaan, divisi Procurement perusahaan bisa melakukan dua hal. Yang pertama adalah melihat supplier usage report, lalu yang kedua adalah melihat invoicing report selama 12 bulan terakhir. Keduanya bisa memberikan informasi seperti informasi produk, jumlah produk yang dibeli per tahun, harga, dan satuan ukuran masing-masing produk.

Semua informasi yang diperoleh kemudian bisa dimasukkan ke dalam spreadsheet. Setelah itu, divisi Procurement bisa mengelompokkan tiap produk dan mulai menganalisa. Identifikasi vendor mana saja yang digunakan untuk masing-masing pembelian produk, dan berapa banyak biaya yang dikeluarkan untuk vendor tersebut.

Setelah informasi yang diperoleh semakin jelas, divisi Procurement bisa melakukan tiga strategi di bawah ini untuk memangkas biaya procurement MRO dan meningkatkan profitabilitas perusahaan.

Konsolidasi Supplier

Cara terbaik mengelola procurement MRO adalah dengan teknik konsolidasi yang berarti mengurangi jumlah vendor tempat perusahaan melakukan pembelian. Strategi ini terbukti efektif untuk memusatkan pembelian ke segelintir vendor saja dan langsung dalam jumlah besar dan/atau untuk berbagai kategori.

Karena menerima permintaan yang lebih banyak, supplier akan lebih bersedia memberikan diskon. Dengan demikian, pengeluaran perusahaan bisa dipangkas.

Tidak hanya itu, dengan konsolidasi, jumlah vendor atau supplier yang harus ditangani oleh divisi Procurement juga berkurang. Dengan begitu proses procurement menjadi lebih efisien dan divisi Procurement bisa lebih produktif dalam bertugas.

Proses konsolidasi ini bisa dengan mudah dilakukan melalui platform e-Procurement seperti Metalextra.com Divisi Procurement perusahaan bisa menentukan vendor atau supplier yang menjadi preferensi dan memberikan rekomendasi ke perusahaan melalui platform tersebut. Rekomendasi ini juga transparan karena disertakan dengan informasi lain seperti harga sebagai perbandingan.

Tidak hanya itu, karena dilakukan secara online, proses procurement yang dilakukan melalui platform e-Procurement Metalextra.com juga lebih efisien.

Optimalisasi Pesanan

Menganalisa frekuensi pemesanan procurement dalam kurun waktu tertentu bisa memberikan beberapa informasi berharga. Salah satunya adalah jumlah rata-rata pesanan barang untuk tiap produk dalam setahun. Tidak hanya itu, Anda juga bisa melihat di titik mana pesanan tersebut mencapai angka tertinggi dalam setahun.

Dengan informasi tersebut, divisi Procurement bisa mengelompokkan beberapa pesanan menjadi satu pesanan dalam jumlah yang lebih besar. Sama seperti poin pertama di atas, ini bisa membuat supplier lebih bersedia memberikan diskon yang otomatis memangkas biaya dan meningkatkan profitabilitas.

Karena bersifat digital, menganalisa frekuensi pemesanan dalam perusahaan melalui platform e-Procurement seperti Metalextra.com jelas jauh lebih mudah. Tidak hanya itu, melakukan penggabungan pesanan juga bisa dilakukan dengan mudah.

Negosiasi Kontrak

Terkadang, meskipun melakukan procurement dengan satu supplier tertentu, perusahaan tidak pernah membuat kontrak atau persetujuan harga dengan supplier tersebut. Padahal kontrak adalah salah satu cara untuk mengendalikan harga produk yang dibeli perusahaan.

Membuat kontrak jangka panjang dengan supplier yang dipilih memberikan beberapa keuntungan untuk perusahaan. Pertama, perusahaan memiliki leverage untuk mengunci harga pembelian produk selama waktu yang sudah ditentukan dalam kontrak. Kedua, kontrak juga membuka peluang untuk mendapatkan diskon untuk procurement dalam kategori  yang sudah ditentukan.

Kontrak memberikan supplier jaminan pemasukan dalam jangka waktu tertentu. Dengan keuntungan tersebut, bukan tidak mungkin supplier bersedia memberikan insentif tambahan.

Karena umumnya dilakukan secara manual, proses negosiasi kontrak cenderung tidak efisien dan memakan waktu yang sangat lama. Namun jika menggunakan platform e-Procurement, proses negosiasi kontrak bisa dilakukan secara online.

Karena disertakan dengan fitur komunikasi real-time, proses negosiasi kontrak juga bisa dilakukan dengan mudah dan cepat. Tidak ada lagi yang namanya membuang kertas untuk mengubah kontrak dan menunggu supplier membalas sebelum bisa melakukan apa-apa.

Divisi Procurement sebaiknya mengetahui purchasing behavior dalam perusahaannya untuk kategori ini untuk mencegah pengeluaran yang tidak perlu. Karena jika dikelola dengan baik, procurement MRO tidak hanya bisa memangkas biaya, tapi juga meningkatkan profitabilitas perusahaan. Awali semua perjalanan efisiensi pengeluaran Anda dengan platform e-Procurement handal Metalextra.com